公証人役場での外国文書認証

私文書に領事認証を受けるに、先ず公証人の認証が必要です。

公証人とは

　契約書や離婚協議書、遺言書などを公正証書にすることで、私的紛争の予防を実現します。公正証書にする手続きを担うのが高度な法的知識と法律実務経験を有している公証人です。公証人は公務員であり、中立公正であり検察官や裁判官を経た多年法律事務に携わった者で構成されています。

私文書とは

　国・地方公共団体や学校・公立病院などが発行した書類を公文書と呼ばれます。一方、個人が私的に交わした契約書や民間機関が発行した証明書や報告書など私文書と言います。外国語であっても同様です。

外国文認証とは

　基本的に公文書には外務省が直接、公印確認・アポスティーユを付してくれます。一方、印鑑登録制度のない外国に私文書を提出する際は、書類の署名ががあるだけでは足らず、公的な認証を受けることを求められます。日本でこの認証を担っているのが公証人で、私文書にアポスティーユや領事認証を受けたい場合は、事前に公証人の認証を受ける必要があるのです。

外国向け文書認証手数料

　外国文か日本語文で手数料が異なります。また、委任状は一般文書より２千円安くなっております。

文書の内容	公証人認証手数料
一般文書（日本語）	５,５００円
一般文書（外国語）	１１,５００円
委任状（日本語）	３,５００円
委任状（外国語）	９,５００円

※本文が外国文であっても宣言書が日本語であれば日本語文扱いとなります。日本語と外国語交じりの文書は外国文として扱われます。

私文書の公証人認証手続き

　自身で公証人役場に出向いて認証を受けるときは、認証を受けたい書類と本人確認ができる運転免許証などを持参してください。

　代理人に依頼する場合は別途下記のものを用意してください。

依頼人が個人の場合

• 委任状
• 依頼人の印鑑証明書
• 代理人の本人確認書類

依頼人が法人の場合

• 委任状
• 法人の印鑑証明書
• 法人の会社登記簿謄本
• 代理人の本人確認書類

宣言書

　公証人の私文書認証を受ける場合は、書類の署名（記名押印）者自身が認証を受ける場合は直接認証を受けることができます。しかし、署名（記名押印）者と認証を受ける者が異なる場合は直接書類に認証は受けられません。
例：勤務先会社が発行した在職証明書について発行元会社が認証を受けるのでしたら、直接認証を受けることができます。しかし、署名書に記載されている社員が認証を受ける場合は別途宣言書を作成して、宣言書と在職証明書とともに認証を受けることになるのです。
この場合の宣言書の内容は「添付の在職証明書が△△株式会社が社員○○対して発行されたものであることを宣言します。」となります。

翻訳文を認証する場合は

　元の証明書が公文書であってもその翻訳文書については私文書となります。この場合は公証人認証では、元の公文書と翻訳文書、宣言書を一纏めにして認証を受けることになります。
この場合の宣言書の内容は「添付のものは××証明書とその中国語訳文に相違ないことを宣言します。」などとなります。