アポスティーユ申請代行の委任状の書き方、記載例
最終更新日：2025年1月13日 行政書士 勝山 兼年
公証役場認証手続きを代行する場合は委任状が必要です。
公証人役場での宣言文書及び委任状について
公証人役場で合での、私文書認証において申請人の署名が無い文書（在学証明書写しや外国語翻訳文など）には添付する宣言文書に申請人が署名をして認証を受けることになります。
公証人役場認証を代行申請する場合の、代理人への委任状は下記の事を注意してご記入ください。
- 委任状の日付は署名をした日です。認証をする日ではありません。
- 記載の住所は登記上の本店所在地通りにお願いします。事務所の住所ではありません。
- 印鑑登録されている実印を押印ください。
- 氏名はパスポートの署名欄と同じものにしてください。（例：濱→浜などに変えないでください。）
代理申請の際に必要な印鑑証明書
公証役場での認証手続きを代理人に委任する場合、受託者に対しての委任状が必要ですがその委任状には実印の押印が必要です。そのため、個人の場合は市町村役場発行の印鑑登録証明書、法人が委任者であれば法務局発行の代表者の印の印鑑証明書を提出することになります。印鑑登録をしていない場合は、住民登録されている方は当日発行してもらえますので印鑑登録してください。尚、宣言書に押印する場合は実印である必要はございません。
海外在住の方の公証役場認証代理申請について
海外在住の個人で日本の住民登録を抹消した方は、印鑑証明書の発行を受けられません。そこで、海外在住の日本国籍者を対象に外務省在外公館が日本の公証役場で代理申請のための印鑑証明書に変わるものとして署名証明書を発行してくれます。認証を受けたい委任者は日本に戻らなくても海外に居たまま代理人に署名証明書を郵送すれば、公証役場での手続きを代理してもらえるのです。
一方、外国籍の方で以前の日本在留時にかかわる証明書類に公証人認証を受けたい場合は、ＮＯＴＡＲＹ ＰＵＢＬＩＣ ＯＦＦＩＣＥでサイン証明書の発行を受けて印鑑証明書の代わりとしてください。ちなみに中国の場合は公証処での署名声明書またはょみえ
公証役場認証代理申請事例
- 印鑑証明書で代理申請手続き
元中国籍で日本に帰化したＭさんは、遼寧省に自身名義のメンションを所有していました。この度マンションを売却する事になり、中国の知人に売却手続きをいらしました。知人から売却手続きについての委託書を日本国外務省のアポスティーユ付きで送ってほしいと要請されました。Ｍさんは手続きを代行してもらおうと業者に依頼したところ、委託書の他に業者宛ての委任状にＭさんの署名と実印の押印、そして、印鑑証明書を送るように指示されました。Ｍさんは印鑑登録をしていなかったので、直ぐに住所地役場に出向き、印鑑登録と証明書発行を受けました。代行業者は公証役場での認証とワンストンプサービスを利用しての外務省アポスティーユを受け、Ｍさんに委託書を返しました。Ｍさんは受け取った委託書を中国の知人に送付し、無事マンションの売却が完了しました。
- 署名証明書で代理申請手続き
韓国でダンスの学校に通う日本人Ｉさんは、更に高度な学校に進学するため留学のビザを延長することになりました。進学先の学校から、日本の高校の卒業証明書と成績証明書にアポスティーユを付けて提出するように求められました。Ｉさんは日本の住民登録を抹消していたため印鑑証明書が発行してもらえませんでした。日本でのアポスティーユ手続きを代行業者に依頼すると、業者から在韓国の日本国大使館で署名証明書をは行してもらい印鑑証明書の代わりにしてくださいとの指示がありました。Ｉさんは親族に頼み日本御高校の証明書のは行を受け業者に送付してもらいました。また、Ｉさん自身は委任状に署名と捺印をして、大使館で発行してもらった署名証明書と一緒に代行業者に送付しました。書類を受け取った代行業者は公証役場での認証とワンストンプサービスを利用しての外務省アポスティーユを受け、ＩさんにＥＭＳにて送付しました。書類を受け取ったＩさんは無事に進学が認められ韓国でのビザの延長が認められました。
- 署名声明書で代理申請手続き
中国人Ｘさんは以前に留学し、大学を卒業していました。この度、シンガポールで働くこととなり現地の労働ビザ発給のために、卒業大学の修了証明書に日本本国外務省のアポスティーユを付して提出する必要がありました。アポスティーユ手続きを日本の業者に依頼するにあたり、業者から公証処で署名声明公証書の発行を受けて委任状と一緒に送付するよう指示がありました。Ｘさんは公証処に出向き、公証書の発行を受け、委任状には署名だけでして業者に送付しました。また、日本の卒業大学にはオンラインで修了証明書の発行を申請し、証明書の送付先を代行業者宛てにしました。それぞれの書類を受け取った代行業者は公証役場での認証とワンストンプサービスを利用しての外務省アポスティーユを受け、シンガポールのＸさんにＥＭＳにて送付しました。書類を受け取ったＩさんは無事に労働ビザが認められ、就職することができました。
