ベトナム総領事館認証手続き

事例紹介

　①兵庫県に本店のある船会社がベトナム国内の造船所で製造を依頼した貨物船のエンジン(主機)、プロペラ、舵取機等や電機関係の諸検査立に、社員を立ち会わすために、ベトナム国のビザ発給を受ける必要があり、各種書類（経歴書、卒業証明書、犯罪履歴証明書、健康診断書）をベトナムに送付することになった。

　卒業証明書及び犯罪履歴証明書は公文書となりますので外務省の公印確認を受けます。会社が作成した社員経歴書と社員の自宅近くの内科医院が作成した、診断書はともに私文書となりますので公証人認証が事前に必要となります。
　代行申請するにあたり下記のものが必要となります。

外務省

• 特にありません、行政書士が代理申請する場合は委任状なしで受け付けてくれます。

公証人役場

• 委任状
• 宣言書
• 社員個人の印鑑証明書

ベトナム総領事館

• 特にありません、行政書士が代理申請する場合は委任状なしで受け付けてくれます。

　当事務所スタッフが大阪合同庁舎第４号館４階にある日本国外務省大阪分室にて卒業証明書及び犯罪履歴証明書の公印確認を受けます。数日後に引き取ります。
　卒業証明書及び健康診断書の内容が間違いない旨の宣言書を弊所が作成し、宣言書と原本を束ねて大阪の公証人役場にて公証人認証を受けます。認証は当日なされ、ワンストップサービスを利用すれば、外務省公印確認もその場で付されます。

　堺市内にある駐大阪ベトナム国総領事館に提出し、領事認証の発行を受けます。認証済み各証明書をご依頼者様に郵送して業務は完了です。

　②大阪市内にのある会社が、栄養食品をベトナムに販売するにあたり、ベトナムの販売代理店から成分分析表及びその英語訳文、自由販売証明書をベトナム国機関に提出する必要があるとのことでした。

　厚生労働省発行の自由販売証明書は公文書となりますのでので外務省の公印確認を受けます。食品分析センター発行の成分分析表とその英語訳文もともに私文書となりますので公証人認証が必要となります。
　代行申請するにあたり下記のものが必要となります。

外務省

• 特にありません、行政書士が代理申請する場合は委任状なしで受け付けてくれます。

公証人役場

• 委任状
• 宣言書
• 会社登記事項証明書
• 会社の印鑑証明書

ベトナム総領事館

• 特にありません、行政書士が代理申請する場合は委任状なしで受け付けてくれます。

　当事務所スタッフが大阪合同庁舎第４号館４階にある日本国外務省大阪分室にて自由販売証明書のの公印確認を受けます。後日引き取ります。
　成分分析表とその英語訳文の内容が間違いない旨の宣言書を弊所が作成し、宣言書と原本を束ねて大阪本町公証人役場にて公証人認証を受けます。認証は当日なされ、ワンストップサービスを利用すれば、外務省公印確認もその場で付されます。

　堺市内にある駐大阪ベトナム国総領事館に提出し、領事認証の発行を受けます。認証済み各証明書をご依頼者様に郵送して業務は完了です。

　③奈良県に本店のある水道設備機器会社が、ベトナム赴任者の労働許可申請にあたり、以下の書類(職務/勤務経歴証明書　英文：CERTIFICATE OF WORKING TIME LETTER OF APPOINTMENT)について、ベトナム領事館での認証が必要との事です。
　職務/勤務経歴証明書は会社が発行した証明書でのすので、私文書となります。直接には外務省の公印確認はなされませんので、事前に公証人認証が必要となります。

　代行申請するにあたり下記のものが必要となります。

• 委任状
• 会社登記事項証明書
• 会社の印鑑証明書

　当事務所スタッフが大阪の公証人役場にて公証人認証を受けます。職務/勤務経歴証明書には代表者様名で発行されていますので、宣言書は必要なく、直接証明書に認証が付されます。認証は当日なされ、ワンストップサービスを利用すれば、外務省公印確認もその場で付されます。

　堺市内にある駐大阪ベトナム国総領事館に提出し、領事認証の発行を受けます。認証済み各証明書をご依頼者様に郵送して業務は完了です。

　④京都と市内にある機械設備メーカーが、ベトナムに社員を駐在させれにあたり英文のベトナム駐在任命書の提出を求められ、その証明書にはベトナム領事の認証が必要との事です。
　任命書には会社代表取締役ではなく人事部長が記名者となっていました。

　代行申請するにあたり下記のものが必要となります。

• 委任状
• 宣言書
• 会社登記事項証明書
• 会社の印鑑証明書

　任命書は私文書となりますので、直接には外務省の公印確認はなされません。事前に公証人認証が必要となります。 会社の人事部長として任命書を作成した旨の宣言書を人事部長に署名してもらい、任命書と重ねて公証人に認証してもらいます。認証は当日なされ、ワンストップサービスを利用すれば、外務省公印確認もその場で付されます。

　堺市内にある駐大阪ベトナム国総領事館に提出し、領事認証の発行を受けます。認証済み各証明書をご依頼者様に郵送して業務は完了です。

　⑤香港に本社のあるアパレルメーカーに勤める日本人Ｓさんは、それまで中国江蘇省蘇州市の工場でマネージャーをしていました。米国の中国製品の関税引き上げの影響を考慮した会社は、工場をベトナムのハイフォン市に移転させる判断をしました。Ｓさんもベトナム勤務となるため、労働許可を申請することになりました。
　労働許可申請のためにベトナム領事認証済みの下記書類の提出を求められました。

• 雇用証明書
• 健康診断書
• 卒業証明書
• 犯罪経歴証明書

　外国在住のＰさんは日本で長く滞在できないため弊事務所に外務省公印確認とベトナム領事認証取得の代行を依頼しました。

　業務を承った弊事務所スタッフは、雇用証明書と健康診断書（民間医療法人発行）については私文書にあたるため、先ず、大阪の公証役場で公証人認証を受けました。卒業証明書（国立大学）と犯罪経歴証明書は公文書になりますので、大阪合同庁舎４階の外務省大阪分室にて公印確認を取得しました。
　それぞれの手続きがなされたのち、大阪堺市にある在大阪ベトナム社会主義共和国総領事館にて認証を取得しました。

　Ｓさんの指示で香港の会社宛てにＥＭＳにて認証済み書類を発送し業務は完了しました。

　⑥兵庫県内にある化粧品販売会社Ｆ社が自社へスキンケア商品をベトナムで販売するにあたり、ベトナム保健省より化粧品開示手続きのため対象化粧品の自由販売証明書（ＣＳＦ-Certificate of Free Sale）と成分表の提出を求められました。これら書類にはベトナム領事の認証が必要とのことです。

　厚生労働省発行の自由販売証明書は公文書ですので直接外務省の公印確認が得られますが、民間団体である食品分析センターが分析し作成した成分表は私文書となりますので、公証人認証の手続きが必要となります。

　Ｆ社より認証手続きの代行を依頼された弊事務所は、外務省大阪分室にて自由販売証明書の公印確認を取得しました。そして、成分表には大阪市内の公証役場にて「Ｆ社が食品分析センターに分析を依頼した対象商品の成分表である。」との宣言書を添えて公証人認証を受けました。

　上記書類を大阪府堺市内の在大阪ベトナム社会主義共和国総領事館にて認証を取得しました。認証済み各証明書をご依頼者様に郵送して業務は完了です。