アポスティーユ取得手続き

事例紹介

　①大阪在住のＩさんは韓国の大学に留学したく、受験願書提出に際し高校の卒業証明書、成績証明書及び戸籍抄本の英訳文を求められたとの事です。
　それら書類にはアポスティーユを取得が必須との事です。

　Ｉさんから外務省でのアポスティーユ取得代行の依頼を受けた弊事務所では、先ず、戸籍抄本の英訳文作成を外注しました。また、卒業証明書、成績証明書及び翻訳文は全て私文書となりますので、そのままでは外務省のアポスティーユは取得できませんので、「添付の証明書」が真正なものであるとの宣言文書を作成しＩさんに署名をしてもらいました。

　弊事務所スタッフが翻訳文、学校発行の証明書と宣言書を持って公証人役場に赴き公証人認証を受けます。大阪市内の公証役場でしたので、「ワンストップサービス」を利用し同時にアポスティーユも取得できました。公証役場での代行申請するにあたり下記のものが必要となります。

• 申請者からの委任状
• 申請者の印鑑証明書
• 代理人の身分証明書（原本提示）

　公証役場での手数料は宣言書が日本語文だったので１通当たり５,５００円です。仮に宣言書が外国文である場合は１通６,０００円追加で１１,５００円となります。の

②兵庫県にある貿易商社Ｍ社はスロバキア共和国からワインを輸入するにあたり、仕入先会社からアポスティーユ取得付きの会社登記事項証明書の提出を求められました。

　外務省でのアポスティーユ取得の代行を依頼された弊事務所スタッフは谷町筋にある大阪法務局 本局で、Ｍ社の履歴事項全部証明書の発行を受け、その足で谷町四丁目駅近くの大阪合同庁舎第4号館4階にある外務省大阪分室に出向きアポスティーユ取得申請をしました。翌日、外務所大阪分室ににて証明書を受け取り、Ｍ社に発送し業務を完了しました。

　尚、外務省での手続きにはＭ社からの委任状や身分証明書のコピーなどは必要ありません。

③イタリア在住の日本人Ｏさんはオーストリアの大学のＭＢＡに申請する為に、日本の私立大学の卒業証明書(英文入手可能)をアポスティーユされたものが必要と言われたとのことです。

　私立大学の卒業証明書は私文書となりますので、外務省のアポスティーユに先立って公証役場での認証が必要となります。公証役場での代理での認証には、委任者から受任者充ての委任状が必要で、実印を押印してもらい印鑑証明書も提出しなければなりません。しかし、Ｏさんのように、海外在住で日本に住民登録されていない場合は、印鑑証明書が提出できません。そこで、海外在住者においては印鑑証明書の代わりに、在外公館が発行する署名証明を提出することになります。

　Ｏさんはローマの日本大使館を訪れ、署名証明の発行を受けました。証明書には捺印しましたので、受任者宛ての委任状にも署名と捺印しました。署名証明と委任状を日本から受任者に国際郵便で送付し、卒業した学校の教務課に直接受任者に卒業証明書を発行してもらいました。受任者はそれらを持って、公証役場での認証と、外務省アポスティーユを終えて、イタリアのＯさんに送りました。

④中国人のＦさんは、アメリカへのビザ発行のために書類の提出を求められました。書類にはアポスティーユを付けて提出しなければならないとのことでした。Ｆさんが日本在住時に出産した長男の出生証明書に英文訳を付けて日本の外務省のアポスティーユをしなければならないとのことでした。

　出生証明書は公文書ですが翻訳文書は私文書となりますので、外務省のアポスティーユに先立って公証役場での認証が必要となります。公証役場での代理での認証には、委任者から受任者充ての委任状が必要で、実印を押印してもらい印鑑証明書も提出しなければなりません。しかし、Ｆさんのように、海外在住で日本に住民登録されていない場合でかつ、日本国籍者でない場合は、その国のサイン証明書を印鑑証明書の代わりに公証役場に提出します。中国の場合は公証処発行の声明書に日本語訳文を付けて提出することになります。

　Ｆさんは公証処に出向き、自身の署名に間違いない旨の声明書を発行してもらいました。受任者宛ての委任状にも署名のみを行い、声明書とともに日本の受任者の行政書士に国際郵便で送りました。出生証明書は日本在住の知人に取得してもらい、受任者の行政書士に送ってもらいました。書類を受け取った受任者行政書士は公証役場での認証を経て、外務省アポスティーユ取得を代行し書類を中国のＦさんに送りました。